作業効率化を行い生産性を向上させる方法

ブログ


できるだけ作業を

効率的に行いたいけどできない…



作業効率化ができていないのを

「自分の能力のせい」だと思っていませんか?

Yes?それは間違っています。




作業効率化できてない理由は

自分の能力とは関係ありません。



この記事では

✔︎作業効率化できていない理由
✔︎作業効率化の4つのポイント
✔︎生産性向上のために今すぐできる3つのこと


について知ることができます。

ももてぃん。
ももてぃん。

ブログを効率よく書く方法
についても見ていくよ!

 



0.作業効率化できていない理由


作業効率化できていない理由に

以下の4つがあげられます。

  • 今日やることが明確でない
  • 何から手をつけて良いか分からない
  • 単純な作業を標準化出来ていない
  • PC操作が遅い


これら4つを解消し、

作業効率化を図りましょう。


1.作業効率化の4つのポイント

1.前日の夜に今日のタスクを決めておく


前日までに今日のタスクを決めておくと、

朝起きたらすぐに作業に取りかかれます。



✔︎携帯のメモに今日やることを
 リストアップしておこう。




朝に頭を使うような仕事をすると

効率よく作業できます◎



✔︎朝起きてから3時間がゴールデンタイム


ももてぃん。
ももてぃん。

朝は体が疲れていない状態なので
複雑なタスクがこなしやすいよ!



2.作業の段取りや優先順位を確認する


前日までにタスクを決めることに加えて、

タスクを行う「段取り」や

「優先順位」を確認しましょう。




まず、具体的に

「何を、いつまでに、どこまでやる」

というのを決めていきます。

ももてぃん。
ももてぃん。

タスクごとにどれくらい時間がかかるか
目安でもいいので書き出しておくと便利◎


次に、

「どのタスクを先に終わらすか」

などタスクの優先順位を決めていきます。



✔︎簡単なタスクから終わらせていく

すぐに終わるような簡単なタスクから

終わらせていきましょう。



簡単なタスクでも、

終わらせると達成感が得られます。

達成感を得ると、

もっと頑張ろうという気持ちになり

作業も進みやすくなります。




上記のように作業を行う前に

「段取り」や「優先順位」を決めることで

結果的にタスクが早く終わります。



3.テンプレートを作る


いつも使うような文は

「テンプレート」を作成しておきましょう。



毎回同じような文を

タイピングしていては時間の無駄です。




テンプレートを作成しておけば、

コピー&貼り付けで2秒で作業完了です。


ももてぃん。
ももてぃん。

私はiPhoneのメモに
テンプレを保存しています。



4.ショートカットを覚える


MacやChromeブラウザで使える

キーボードショートカットを覚えましょう。




慣れないうちは時間がかかるかもしれませんが

慣れたら作業効率がグンと上がります。




ショートカットを覚えてしまって

これからの作業効率を良くするか、


ショートカットを覚えずに

慣れた方法で効率化しないか…

どちらが後々得するかはもう明白ですね?



今ラクするより、

今頑張り、後々ラクする方が賢いです。



早速、MacやChromeブラウザで使える

ショートカットを6つ紹介します。

①Control+C:コピー
②Control+V:貼り付け
③Control+X:切り取り
④ Z+L:→(やじるし)
⑤Command+Z:一つ前に戻る
⑥Command+Shift+3:スクショ



2.生産性向上のために今すぐできる3つのこと

1.タスクを終わらせるごとに少し休憩


人間の集中力が続くのは

45分程度だと言われています。

それ以上続けても効率よく作業できません。



なので、キリの良い所で

休憩を挟むことも大事です。




タスクを終わらせるごとに休憩するか、

45分~50分ごとに休憩を挟みましょう


2.携帯の通知をオフにする


作業中は、携帯の通知をオフにしましょう。

通知が来るとそれに反応してしまい、

集中力が低下し作業効率が落ちます。




集中力を長続きさせるためにも、

携帯の通知をオフにしましょう。



3.空き時間をスケジュールに設ける


1日のスケジュールを

詰め詰めにするのはNGです。



「今日は頑張るぞ!」

と意気込むのは良い事ですが、

空き時間をスケジュールに設けないと

スケジュール通りに作業が進まない時に

焦りが出て作業パフォーマンスが悪くなります





空き時間を作っておくだけで

心に余裕が出来て、

落ち着いて作業できます。



3.ブログを効率よく書く方法

1.タスクを細分化する


タスク:ブログを書く

これを細分化すると以下のようになります。

①記事のキーワードを決める
②記事のタイトルを決める
③本文(内容)の構成を考える
④見出しごとに文章を作成する
⑤誤字脱字がないかチェックする
⑥パーマリンクなどの設定を行う
⑦アイキャッチ画像の作成
⑧記事を投稿する



これらの作業を一気にやるとしんどいので、

作業を細かく分けてやります。


2.スキマ時間を有効活用する


細分化したタスクごとによって

その作業をPCで行うか携帯で行うかを変えます。

これによってスキマ時間を活用できます。



①記事のキーワードを決める

→PCで行う。
 どのキーワードが検索されやすいか
 などの分析がしやすいです。


②記事のタイトルを決める

→携帯で行う。
 時間がかからないので、
 携帯にメモしておくといいです。


③本文(内容)の構成を考える

→携帯で行う。
 iPhoneのメモで書いておくと、
 後でMacで共有できるのでラクです。


④見出しごとに文章を作成する

→PCで行う。
 文章を書くだけなら
 PCの方が早く書けます。




というように、作業ごとに

何を使って作業するか決めておきましょう。



携帯で行う作業は、移動時間などの

スキマ時間を活用できるものにすれば

効率よく記事が書けます。



7.まとめ


✔︎作業効率化の4つのポイント

1.前日の夜に今日のタスクを決めておく
2.作業の段取りや優先順位を確認する
3.テンプレートを作る
4.ショートカットを覚える



✔︎生産性向上のために今すぐできる3つのこと

1.タスクを終わらせるごとに少し休憩
2.携帯の通知をオフにする
3.空き時間をスケジュールに設ける



✔︎ブログを効率よく書く方法

1.タスクを細分化する
2.スキマ時間を有効活用する



上記のポイントをおさえて、

作業効率化を図りましょう。

コメント

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