できるだけ作業を
効率的に行いたいけどできない…
作業効率化ができていないのを
「自分の能力のせい」だと思っていませんか？
Yes？それは間違っています。
作業効率化できてない理由は
自分の能力とは関係ありません。
この記事では
✔︎作業効率化できていない理由
✔︎作業効率化の4つのポイント
✔︎生産性向上のために今すぐできる3つのこと
について知ることができます。
ブログを効率よく書く方法
についても見ていくよ！
0.作業効率化できていない理由
作業効率化できていない理由に
以下の4つがあげられます。
これら4つを解消し、
作業効率化を図りましょう。
1.作業効率化の4つのポイント
1.前日の夜に今日のタスクを決めておく
前日までに今日のタスクを決めておくと、
朝起きたらすぐに作業に取りかかれます。
✔︎携帯のメモに今日やることを
リストアップしておこう。
朝に頭を使うような仕事をすると
効率よく作業できます◎
✔︎朝起きてから3時間がゴールデンタイム
朝は体が疲れていない状態なので
複雑なタスクがこなしやすいよ！
2.作業の段取りや優先順位を確認する
前日までにタスクを決めることに加えて、
タスクを行う「段取り」や
「優先順位」を確認しましょう。
まず、具体的に
「何を、いつまでに、どこまでやる」
というのを決めていきます。
タスクごとにどれくらい時間がかかるか
目安でもいいので書き出しておくと便利◎
次に、
「どのタスクを先に終わらすか」
などタスクの優先順位を決めていきます。
✔︎簡単なタスクから終わらせていく
すぐに終わるような簡単なタスクから
終わらせていきましょう。
簡単なタスクでも、
終わらせると達成感が得られます。
達成感を得ると、
もっと頑張ろうという気持ちになり
作業も進みやすくなります。
上記のように作業を行う前に
「段取り」や「優先順位」を決めることで
結果的にタスクが早く終わります。
3.テンプレートを作る
いつも使うような文は
「テンプレート」を作成しておきましょう。
毎回同じような文を
タイピングしていては時間の無駄です。
テンプレートを作成しておけば、
コピー&貼り付けで2秒で作業完了です。
私はiPhoneのメモに
テンプレを保存しています。
4.ショートカットを覚える
MacやChromeブラウザで使える
キーボードショートカットを覚えましょう。
慣れないうちは時間がかかるかもしれませんが
慣れたら作業効率がグンと上がります。
ショートカットを覚えてしまって
これからの作業効率を良くするか、
ショートカットを覚えずに
慣れた方法で効率化しないか…
どちらが後々得するかはもう明白ですね？
今ラクするより、
今頑張り、後々ラクする方が賢いです。
早速、MacやChromeブラウザで使える
ショートカットを6つ紹介します。
①Control＋C：コピー
②Control＋V：貼り付け
③Control＋X：切り取り
④ Z＋L：→(やじるし)
⑤Command＋Z：一つ前に戻る
⑥Command＋Shift＋3：スクショ
2.生産性向上のために今すぐできる3つのこと
1.タスクを終わらせるごとに少し休憩
人間の集中力が続くのは
45分程度だと言われています。
それ以上続けても効率よく作業できません。
なので、キリの良い所で
休憩を挟むことも大事です。
タスクを終わらせるごとに休憩するか、
45分~50分ごとに休憩を挟みましょう。
2.携帯の通知をオフにする
作業中は、携帯の通知をオフにしましょう。
通知が来るとそれに反応してしまい、
集中力が低下し作業効率が落ちます。
集中力を長続きさせるためにも、
携帯の通知をオフにしましょう。
3.空き時間をスケジュールに設ける
1日のスケジュールを
詰め詰めにするのはNGです。
「今日は頑張るぞ！」
と意気込むのは良い事ですが、
空き時間をスケジュールに設けないと
スケジュール通りに作業が進まない時に
焦りが出て作業パフォーマンスが悪くなります。
空き時間を作っておくだけで
心に余裕が出来て、
落ち着いて作業できます。
3.ブログを効率よく書く方法
1.タスクを細分化する
タスク：ブログを書く
これを細分化すると以下のようになります。
①記事のキーワードを決める
②記事のタイトルを決める
③本文(内容)の構成を考える
④見出しごとに文章を作成する
⑤誤字脱字がないかチェックする
⑥パーマリンクなどの設定を行う
⑦アイキャッチ画像の作成
⑧記事を投稿する
これらの作業を一気にやるとしんどいので、
作業を細かく分けてやります。
2.スキマ時間を有効活用する
細分化したタスクごとによって
その作業をPCで行うか携帯で行うかを変えます。
これによってスキマ時間を活用できます。
①記事のキーワードを決める
→PCで行う。
どのキーワードが検索されやすいか
などの分析がしやすいです。
②記事のタイトルを決める
→携帯で行う。
時間がかからないので、
携帯にメモしておくといいです。
③本文(内容)の構成を考える
→携帯で行う。
iPhoneのメモで書いておくと、
後でMacで共有できるのでラクです。
④見出しごとに文章を作成する
→PCで行う。
文章を書くだけなら
PCの方が早く書けます。
というように、作業ごとに
何を使って作業するか決めておきましょう。
携帯で行う作業は、移動時間などの
スキマ時間を活用できるものにすれば
効率よく記事が書けます。
7.まとめ
✔︎作業効率化の4つのポイント
1.前日の夜に今日のタスクを決めておく
2.作業の段取りや優先順位を確認する
3.テンプレートを作る
4.ショートカットを覚える
✔︎生産性向上のために今すぐできる3つのこと
1.タスクを終わらせるごとに少し休憩
2.携帯の通知をオフにする
3.空き時間をスケジュールに設ける
✔︎ブログを効率よく書く方法
1.タスクを細分化する
2.スキマ時間を有効活用する
上記のポイントをおさえて、
作業効率化を図りましょう。
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